Events Coordinator – Координатор на настани

Keywords: live events, event marketing, event branding, experiential marketing

Цел на позицијата: Координаторот на настани е одговорен за поддршка на Менаџерот на настани во спроведување на целото портфолио на настани согласно поставениот распоред и буџет. Ова вклучува администрација на прирачници и насоки за изложувачи/клиенти, одржување на поврзаните веб страни, креирање и проверка на содржина – текстови/материјали за објава, креирање на програмскиот дел на настаните, координирање на маркетинг кампањи пред секој настан, кореспонденција и врска со изложувачи, изведувачи, подизведувачи, медиумски партнери, спонзори, локација итн., одржување на датабази, изработка/администрирање на скици и распореди, асистенција на деновите на одржување на настаните.

Клучни одговорности:

  • Работи заедно со Менаџерот на настани во целокупното планирање и извршување на портфолиото на настани;
  • Креативен концепт за програмскиот дел на настаните, вклучувајќи истражување, предлог и утврдување на изведувачи и креативен предлог за програма за секој настан;
  • Креативен концепт за маркетинг кампањите пред секој настан, вклучувајќи истражување, предлог и утврдување на соодветни медиумски партнери и креативен предлог за кампања;
  • Осигурување вкупните административни работи поврзани со настанот да се завршени навремено и точно, вклучувајќи:
    • Кореспонденција со изведувачи и беспрекорна испорака на Програмата: штом изведувачите се потврдени, да се осигура дека информациите за изведувачите и Програмата се ажурирани онлајн;
    • Креирање на рекламна содржина за настаните, кореспонденција со медиумски покровители и осигурување дека содржината е навремено и точно објавена;
    • Координација со Менаџерот, локацијата и подизведувачи за подготовка на прирачници вклучувајќи временска рамка и технички/лоистички/правни информации за секој клиент/учесник;
  • Продукција и објава на содржина на веб страните и социјалните медиуми за секој настан соодветно;
  • Истражување на соодветни локации, водители, изведувачи и забава на настаните;
  • Соработка со Менаџерот на настани, графичкиот дизајнер и печатниците во продукција на високо квалитетни промотивни материјали вклучувајќи темелна проверка на материјали како брошури, постери, флаери, влезници, покани, пропусници, формулари, програми итн.
  • Организирање на испораки и достава до и од локациите;
  • Соработка со A/V подизведувачот во предпродукција и асистенција во сите аспекти на сценографија;
  • Справување со влезни прашања за настаните и кореспонденција со изложувачи, спонзори, изведувачи, подизведувачи, медиа партнери, менаџери на локација, технички персонал, хостеси, решавање на прашања со посетители;
  • Соработка со Менаџерот на настани во преговорите и договорите со подизведувачи (пр. аудиовизуелни, декорација, локација итн.)
  • Обврски кои произлегуваат од организација на настанот на лице место – конкретни обврски доделени од Менаџерот на настани, вклучувајќи: одговарање на прашања на изложувачи/спонзори, надгледување на приемниот пулт, надгледување на техничкиот персонал, брифирање и контакт со одговорните лица од локацијата, координација на хостеси, осигурување дека се следат скиците и распоредите и тн.
  • Преземање на дополнителни задачи и обврски по директива на Менаџерот на настани во осигурување на непреченото одвивање и развој на Агенцијата во целина;
  • Решавање на проблеми и обрнување на внимание на Менаџерот на настани доколку е соодветно;
  • Внесување податоци, ажурирање и водење на датабазите;
  • Изработка и ажурирање на скиците на локациите по инструкција;
  • Прибирање на формулари и организирање на податоци дадени од изложувачи и подизведувачи;
  • Администрација на документи при ангажирање и менаџирање со привремено ангажиран персонал – хостеси, фотографи, камермани, техничка и логистична поддршка;
  • Осигурување дека целокупниот приход од настанот е точно процесиран;
  • Администрација на договори и фактурирање на спонзори/изложувачи;
  • Аранжмани за патување/сместување на изведувачи/говорници (ако е соодветно);
  • Осигурување дека сите информации се ажурирани и точни.

Клучни вештини и знаење:
Есенцијални

  • Познавање на индустријата;
  • 1-3 години искуство во организација на настани;
  • Одлични комуникациски и интерперсонални вештини;
  • Одлични организациски способности;
  • Одлична координација и креативно решавање на проблеми;

Клучни способности:

  • Висока мотивација, издржливост и одлична снаодливост под притисок;
  • Желба за работа во динамична средина со кратки рокови;
  • Проактивност и самоиницијативност;
  • Креативност;
  • Тимски играч;
  • Внимание на детали.

Технички познавања:

  • Одлично познавање на Microsoft Word и Excel;
  • Основни познавања на Adobe Photoshop и/или Illustrator;
  • Познавање на Mailchimp платформата;
  • Познавање и работа со Google Forms, Documents, Drive.
  • Одлично познавање на Facebook Page Manager.
  • Познавање и работа во WordPress и

Ве молиме аплицирајте со Ваша кратка биографија и мотивациско писмо зачувани во PDF формат на momentum.inc@momentum.mk со наслов КООРДИНАТОР Име Презиме најдоцна до 14ти Ноември! Само селектираните кандидати ќе бидат контактирани.